Đừng Làm Việc Chăm Chỉ Hơn, Hãy Làm Việc Thông Minh Hơn: 12 Cách Thông Minh Để Nâng Cao Năng Suất

Tôi cho rằng cũng như tôi, bạn luôn nghĩ mình không bao giờ có đủ thời gian cũng như không thể giải quyết hết hàng tá công việc cùng một lúc. 

Bạn định thoát khỏi vòng lặp đó bằng cách nào cơ chứ?

Nhiều người không bao giờ chịu ngồi xuống và tìm cách để làm việc thông minh hơn, thay vào đó là cắm đầu vào làm việc cật lực và thậm chí kéo dài giờ làm hơn. Nhưng đó là họ, còn bạn có đủ thông minh để học cách làm việc hiệu quả mà.

Vậy, làm thế nào để làm việc thông minh hơn chứ không phải chăm chỉ hơn? Dưới đây là 12 cách thông minh bạn nên áp dụng:

1. Rèn giũa kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả hơn

Nói thì dễ hơn làm phải không? Thật ra không hẳn vậy, bởi vẫn có nhiều nguyên tắc đơn giản chắc chắn có thể giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả hơn.

Ví dụ nhé, khi xếp một nhiệm vụ ở vị trí ưu tiên, trước hết bạn cần tắt điện thoại và lờ đi các thông báo email. Sau đó hãy loại bỏ đi mọi ý nghĩ sẽ gánh cùng lúc nhiều công việc bởi vì nó sẽ làm chậm tiến độ làm việc và phân tán sự tập trung của bạn. 

Cuối cùng, đề ra một deadline hợp lý và tập trung làm tất cả mọi thứ trong khả năng để hoàn thành đúng thời hạn đó. 

“Khi bạn được sinh ra, bạn có sẵn cho mình 30000 ngày. Là vậy đó. Chiến lược tốt nhất mà tôi có thể cho bạn chính là hãy suy nghĩ kĩ về nó.” – Sir Ray Avery.

Nguồn: https://www.nature.com/articles/d41586-018-04558-7

2. Tăng tốc độ gõ kết hợp sử dụng các lối tắt

Ngày nay chúng ta đều là nô lệ của bàn phím. Vậy thì tại sao không tăng tốc độ “cào” phím của bạn và thoát ra khỏi hội chứng gõ phím bằng hai ngón kia. Trên thực tế, bạn có thể tiết kiệm 21 ngày mỗi năm chỉ bằng cách gõ nhanh thôi đấy!

Đây chính xác là những gì tôi đang làm, vì thế thực sự tôi không thể nói rằng tôi đang cố tập luyện những gì đang thuyết giáo cho bạn đây!

Những giúp đỡ thì luôn sẵn lòng. Hãy thử qua một số ứng dụng và trò chơi để cải thiện tốc độ gõ phím của bạn.

Sử dụng các phím tắt trên bàn phím là một cách tiết kiệm thời gian khác và đồng thời còn có thể giúp bạn đẩy nhanh tiến độ công việc.

Ví dụ, nhấn phím F2 để đổi tên một tập tin được chọn, trong khi CTRL + I sẽ chuyển văn bản sang dạng in nghiêng. 

Còn rất nhiều phím tắt khác nữa. Nếu bạn chịu khó học, chúng thật sự giúp ích đấy. 

3. Học cách sử dụng các công cụ nâng cao hiệu năng

Không hề phí phạm nếu bạn tải về tất cả những công cụ và ứng dụng hữu ích để nâng cao năng suất công việc. Hãy xem qua các ứng dụng sau đó cài đặt bất cứ ứng dụng nào phù hợp với bạn.

Đây thực sự là một giải pháp tuyệt vời để làm việc thông minh hơn thay vì chăm chỉ hơn đấy. 

4. Tận dụng chiếc điện thoại của mình một cách thông minh.

Thay vì chỉ dùng để viết emails, thỉnh thoảng nhấc điện thoại lên và gọi cho người chịu trách nhiệm công việc sẽ tốt hơn đấy. Nó giúp tiết kiệm thời gian, đặc biệt cho những nhiệm vụ quan trọng hoặc khẩn cấp.

Nếu đồng nghiệp đó làm chung văn phòng với bạn, đến nói chuyện với họ thậm chí còn còn tốt hơn. Cách này vừa cho bạn thời gian giải lao để vận động tay chân một chút, vừa giúp cải thiện tương tác với mọi người – thứ đang dần khan hiếm trong thời đại công nghệ hiện nay. 

5. Dùng một tab cho nhiều tab.

Nếu giống tôi, rất có thể bạn cũng hay mở một loạt tab cùng một lúc trên cửa sổ trình duyệt. 

Để chuyển đổi sang tab mong muốn, bạn phải dò tìm giữa hàng tá tab bên cạnh khi đang làm việc ở một tab khác. Hơn nữa, mở quá nhiều tab một lúc sẽ làm giảm tốc độ trình duyệt của bạn.

Một giải pháp cho vấn đề này là sử dụng OneTab, một tiện ích cho phép bạn quản lý ngăn nắp một danh sách gồm các tab đang mở nếu bạn muốn nhanh chóng truy cập vào bất cứ một tab nào trong số đó hay nếu bạn muốn nhắc nhở mình những tab nào đang được mở.

6. Sử dụng danh sách các việc “không” cần làm

Ai trong chúng ta cũng đều đã biết về danh sách các việc cần làm rồi và cá nhân tôi thấy chúng thật sự có ích trong hầu hết các trường hợp. 

Mỗi một nhiệm vụ nào làm xong tôi sẽ gạch bỏ nó, và điều đó cho tôi cảm giác vô cùng tự hào. 

Nguồn: https://dribbble.com/shots/4256183-Start-up-Soul#shot-description

Nhưng thỉnh thoảng, tôi lại thấy chúng ta đang làm những việc hoàn toàn không cần thiết hoặc những việc rõ ràng có thể hoãn lại làm sau. Đó là lý do nhiều người khuyên dùng danh sách những việc không cần làm này. 

Vài người thì thích cắt giảm một cách khủng khiếp danh sách cần làm trong khi người khác lại thích chia ra thành 2 danh sách riêng, cần làm và không cần làm. Việc của bạn là phải tìm ra cách phù hợp và có hiệu quả nhất để tiết kiệm thời gian quý báu của mình để làm việc năng suất hơn.

7. Sẵn sàng đón nhận thất bại và đấu tranh xóa bỏ hội chứng Paranoia (hoang tưởng ảo giác)

Khi những thất bại ngoài ý muốn rốt cục cũng xảy đến, nhiều người sẽ bị một chút hoang tưởng và sợ rằng nó sẽ luôn xảy ra.

Những dự án chắc chắn sẽ có sai lệch và thất bại là thứ ta nên sẵn sàng đón nhận thay vì sợ sệt.

Rút ra được bài học từ những thất bại sau đó phân tích xem nó sai ở đâu chính là cách tốt nhất để gặt hái được những thành công sau này.

“Đừng xấu hổ vì mình thất bại, hãy học từ thất bại đó và bắt đầu lại từ đầu.” – Richard Branson.

8. Ngắn gọn, súc tích

Nói luyên thuyên và lòng vòng trong các buổi họp, trình bày dông dài trong email và thậm chí trong khi giới thiệu bản thân với khách hàng có thể ngốn một lượng đáng kể thời gian của một người. 

Giải pháp ở đây chính là dành thời gian luyện tập và trau chuốt  “bài tóm tắt” của bạn sao cho trong tối đa 30s người nghe có thể nắm được lý do tại sao họ cần một tài năng như bạn cũng như cách làm sao để họ có được lợi ích từ việc hợp tác với bạn. Cách này có thể hữu ích trong nhiều trường hợp như sau:

• Giao tiếp mở rộng mối quan hệ
• Giới thiệu bản thân trong các cuộc phỏng vấn xin việc
• Làm quen với mọi người trong hội nghị hay tiệc tùng
• Gọi điện thoại cho khách hàng mới.  

9. Hỏi đúng chỗ

“Dựa trên câu trả lời của một người nào đó, bạn có thể biết được họ có thông minh hay không. Dựa vào câu hỏi của một người nào đó, bạn có thể nói được chính xác họ có khôn khéo hay không.” – Naguib Mahfouz.

Làm thế nào để lấy được ý kiến phản hồi của khách hàng? Bí quyết ở đây chính là hãy hỏi đúng chỗ và đúng lúc. 

Khi đó, bạn đang thu thập thông tin cần thiết để biết chỗ mình cần hỗ trợ trong quá trình đưa ra quyết định của họ. Cách này không những tiết kiệm thời gian cho bạn mà còn giúp bạn hạn chế tối đa những buổi tư vấn trực tiếp. 

Trong một nghiên cứu, tạp chí Forbes cho biết họ đã tiến hành đưa ra những câu hỏi đúng lúc đúng chỗ. Nhờ vậy những tác động tích cực được tăng lên đến 400%. Thêm vào đó, điều này còn tạo động lực cho nhân viên và ảnh hưởng tích cực đến lợi nhuận ròng của công ty. 

10. Học càng nhiều càng tốt. 

Bạn nên luôn trong tâm thế phải học thật nhanh. Nhìn vào bản hồ sơ những kỹ năng của bạn và xác định đâu là thứ bạn cần bổ sung và trau dồi. Hãy thử nói chuyện với mạng lưới quen biết hay những mối quan hệ có sức ảnh hưởng trong phạm vi lĩnh vực nghề nghiệp của bạn. 

Cập nhập tất cả các xu hướng và sự phát triển hiện hành. Bạn đang sống ở một thế giới liên tục thay đổi đến chóng mặt. Để khi cơ hội đến, ắt hẳn bạn sẽ là người đủ điều kiện nhất để chộp lấy nó bởi vì bạn chưa bao giờ ngừng học hỏi. Đó cũng là một cách khác để làm việc thông minh hơn. 

“Hãy sống như ngày mai anh chết. Hãy học như anh sẽ sống mãi mãi.” – Mahatma Gandhi.

11. Chăm chút cho nguồn tài nguyên dồi dào nhất của bạn. 

Không, nguồn tài nguyên dồi dào nhất để bạn khai thác không phải thời gian. Đó là chính BẠN. 

Nếu giấc ngủ của bạn không được đảm bảo, các hoạt động vận động tay chân hay thư giãn xả hơi cũng không đủ, bạn sẽ thấy bản thân mình đang ngày trở nên kém năng suất dần. Bạn bắt đầu làm việc nhiều giờ hơn, và nó hoàn toàn ngược lại với những gì bạn mong muốn.

Điều bạn nên làm là đảm bảo cho cơ thể khỏe mạnh. Việc ghi nhớ rằng bạn cần giải giao 15 phút mỗi 1 tiếng rưỡi đồng hồ thực sự quan trọng. 

Image from rawpixel.com

Nguồn: https://www.rawpixel.com/image/414846/free-illustration-vector-apple-arms-benefits

Dành cho mình những khoảng nghỉ ngơi và hít thở không khí trong lành kết hợp với tập thể dục là một trong những cách tốt nhất để làm việc thông minh hơn, thay vì chăm chỉ hơn.

12. Đừng rơi vào cái bẫy làm việc thông minh hơn và chăm chỉ hơn

Cũng như những người khác trong một tập thể, chúng ta luôn bị ám ảnh bởi việc phải làm mọi thứ một cách thông minh để hiệu quả hơn và tiết kiệm thời  gian hơn. 

Nhưng điều quan trọng nhất phải nhớ là hãy chấp nhận những lúc ta sẵn sàng tắt máy tính và ngưng lấp đầy thời gian trống bằng công việc nữa. 

KẾT LUẬN

Bí quyết để cải thiện năng suất chính là làm việc thông minh hơn, không phải chăm chỉ hơn. Làm việc thông minh hơn giúp tiết kiệm thời gian quý báu và năng lượng cho những thứ thực sự quan trọng – như mục tiêu cuộc đời của bạn, sự trưởng thành của bản thân, sức khỏe cũng như các mối quan hệ của bạn. 

Hãy ngừng làm thêm giờ và bắt đầu làm việc thông minh đi nào!

Dịch: Lê Nga

Biên tập: Hương

Minh họa: Bảo Trân

Nguồn: https://www.lifehack.org/articles/work/dont-work-harder-work-smarter-with-these-12-tips.html

A Crazy Mind là một dự án phi lợi nhuận với hơn 100 cộng tác viên trên khắp cả nước. Với mục tiêu đem lại và nâng cao kiến thức tâm lý tới cộng đồng, chúng tôi mong nhận được sự ủng hộ và đóng góp của các bạn. Các quý độc giả có thể donate cho A Crazy Mind tại đây: http://acrazymind.vn/donate/ . Xin cảm ơn!

(*) Bản quyền bài dịch thuộc về A Crazy Mind. Khi chia sẻ, cần phải trích dẫn nguồn đầy đủ tên tác giả và nguồn là “Nguồn: Acrazymind.vn”. Các bài viết trích nguồn không đầy đủ, đều không được chấp nhận và phải gỡ bỏ.

(**) Follow Facebook A Crazy Mind để đọc các bài dịch khác và cập nhật các bài viết mới hằng ngày và tham gia nhóm cộng đồng tự chữa lành của A Crazy Mind tại: https://www.facebook.com/groups/371004360098732/

(***) Trở thành Cộng tác viên để rèn luyện tư duy ngôn ngữ và đóng góp kiến thức cho cộng đồng tại https://bit.ly/2EiflcL